Die Urheber von Sprachwerken schließen mit der VG-Wort einen sogenannten „Wahrnehmungsvertrag“ ab. Anschließend können Mitglieder einzelne Werke über ein eigenes Portal der VG-Wort melden. Mit diesem Wahrnehmungsvertrag und der Meldung der Werke räumen die Urheber der VG Wort das Recht ein, ihre Werke an Nutzer zu lizenzieren. Damit muss der Autor des Werkes nicht mit jedem einzelnen Nutzer einen eigenen Lizenzvertrag schließen.
Die VG Wort schließt mit Werknutzern Verträge ab, die der VG WORT eine Vergütung zahlen. Außerdem erhält die VG Wort zum Beispiel eine Zahlung von Herstellern von Geräten, bei denen zu erwarten ist, dass sie für die Erstellung von Privatkopien genutzt werden und von Herstellern von Speichermedien. Wenn also jemand einen Kopierer, einen leeren USB-Stick oder einen PC kauft, ist im Kaufpreis immer auch ein kleiner Teil enthalten, der an die Verwertungsgesellschaften gezahlt wird. Damit soll ausgeglichen werden, dass Privatkopien von urheberrechtlich geschützten Werken in Deutschland erlaubt sind und dem Urheber so Einnahmen entgehen.
Diese Einnahmen schüttet die VG Wort einmal im Jahr nach einer Quote an alle Berechtigten aus.